Подача документов – важный навык! Вы обязаны уметь эффективно работать с бумагами, как бы скучно это ни казалось. И если бы у вас попросили найти необходимую информацию – вы бы обратились к хорошо организованной системе, взяли нужную папку-регистратор, которую можно приобрести на сайте officea4.com.ua, где сразу нашли документ и быстро дали ответ!
Дорожите своим и чужим временем
Даже в эпоху Интернета мы все-равно имеем дело с большим количеством деловых бумаг. Отовсюду поступают данные, которые необходимо обработать и, скорее всего, сохранить для последующего использования. Мы хотим иметь возможность получить нужную нам информацию в нужный момент, чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчета, или, возможно, для создания презентации.
Вы можете потратить много времени на поиск бумаг, которые вы куда-то сунули. Потому что легко забыть, куда вы их положили, или даже не помнить, что тот или иной документ у вас был изначально. Итак, как вы можете упростить свою работу? Научитесь лучше управлять документацией.
Эффективное управление деловыми бумагами
Эффективное хранение сводится к следующему: держать информацию в папках – по категориям и в понятной для вас последовательности.
Вот несколько советов, которые помогут вам управлять своими документами:
- Избегайте сохранения ненужных бумаг – не привыкайте хранить все, что попадает к вам. Потратьте пару минут, чтобы ознакомиться с содержимым, и оставьте документ, только если он имеет отношение к вашей работе. Много ненужных листов создает беспорядок и затрудняет поиск.
- Следуйте единому методу обозначения папок – например, поделите основную папку-регистратор на разделы: для поставщиков, сотрудников и клиентов. Дайте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или кому относятся папки. Более того, вы даже можете использовать разные цвета папок для различных категорий документов – это поможет легко отличить их с первого взгляда.
- Храните связанные документы вместе (независимо от их типа) в одной папке-регистраторе. Например, отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику, относящиеся к конкретному проекту, вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую для электронных таблиц и так далее. Таким образом, гораздо быстрее найти документацию для конкретного проекта.
- Отделяйте текущую работу от выполненной. Некоторые люди предпочитают держать предстоящую или текущую работу на своем столе до тех пор, пока она не будет завершена. Затем, когда все будет сделано, они перемещают бумаги в соответствующее место, где хранятся документы той же категории. Периодически (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте бумаги, над которыми вы больше не работаете, в папки, где хранится ваша выполненная работа.
- Избегайте переполнения папок – если у вас большое количество документов в одной папке или много вложенных папок в основной папке-регистраторе, разбейте их на более мелкие группы. Например, вы можете разделить папку под названием «Бизнес-план» на подпапки с именами «БП2021», «БП2022» и «BP2023». Точно так же вы можете поступить с папкой для клиентов, поделив ее на подпапки с названиями: «Презентации продаж» и «Контракты». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый лист в логическую папку или подпапку, а не иметь огромную кучу документов в одном месте.
И еще, обычно нет смысла создавать папку для менее чем пяти документов.
Делайте цифровые копии бумажных документов с помощью сканера – это полезно, если у вас мало места для хранения или если вы хотите архивировать их, не уничтожая полностью. Это не подходит для всех типов документов, например, с юридическими контрактами или с оригинальными подписями. Поэтому руководствуйтесь здесь здравым смыслом.
Если вам нужна офисная папка регистратор, цена на которую зависит от объема и доступна любому – обращайтесь в Киевский интернет-магазин канцтоваров Officea4.
