Секретарка – професія, що є однією із найбільш затребуваною. Кваліфікована секретар – вона ж права рука керівника, його незамінна помічниця і, звичайно ж, обличчя організації чи компанії. Говорю про професію в жіночому роді, адже героїня нашого сюжету – секретарка Петропавлівської селищної ради Юлія Мойсюк.
Говоримо з пані Юлією про тонкощі професії.
Якщо вам хоч раз довелося відвідати Петропавлівську селищну раду, то в приймальні ви обов’язково першою зустрінете секретарку Юлію Мойсюк. Як правило, саме Юлія приймає відвідувачів, веде діловодство (як от реєстрація вхідної і вихідної документації), а ще це безліч прийнятих телефонних дзвінків, що надходять до селищної ради. І як все встигнути зробити, нікого не обділити увагою, знає лише пані Юлія.
Юлія – жителька Петропавлівки. У Петропавлівці народилася і навчалася: закінчила Петропавлівську школу №2. Її любов до природи зіграла роль у визначенні вишу: освіту здобувала в Дніпропетровському хіміко-технологічному університеті за спеціальністю еколог. Юлія мріяла працювати за фахом, проте зізнається: «У нашому регіоні дуже важко знайти роботу за спеціальністю – еколог». Праця в місті Юлію теж не привабила.
- Я повернулася додому і тут мені запропонували роботу секретарки. Я погодилася і не шкодую, сьогодні навіть не уявляю себе в іншій сфері. Робота мені подобається, бувають, звісно, нюанси, але вони є в усіх професіях. Робота секретаря цікава і водночас непроста, – зізнається Юлія.
Найголовніше для секретарки, вважає дівчина, вміння знаходити спільну мову з громадянами.
- Люди звертаються з різними питання і в нашій компетенції їм підказати, донести інформацію, за якою вони прийшли. Направити людину до відповідного спеціаліста чи відділку: наприклад, не всі завдання можна виконати за раз, треба звернутися до кількох спеціалістів поетапно. І тут важливо мені знати, до яких фахівців направити і які папери варто взяти з собою. Такий досвід вже маю, – розповідає Юлія Мойсюк.
З 2014 по 2016 роки Юлія обіймала посаду «секретар керівника» в Пенсійному фонді. Коли посаду скоротили, у зв’язку з реорганізацією, наступним місцем роботи стала Петропавлівська селищна рада – Юлія почала працювати секретарем керівника з листопада 2019 року. Залишилася на займаній посаді вже у новоутвореній громаді. Роботи, зізнається Юлія, стало значно більше.
- Коли працювала в Петропавлівській селищній раді, ще до формування громади, тоді в мене було в обов’язках: вести вхідну та вихідну кореспонденцію, реєструвати звернення громадян, а також видавати довідки про склад сім’ї (людям необхідна довідка для різних питань, зокрема, за місцем роботи, служби РЕМ та ГАЗу. У громаді довідки я не видаю, робота зовсім інакшою стала: більше звернень – до голови громади практично безперервний прийом, взагалі немає вільного часу, люди йдуть з різними питаннями. Зі свого боку намагаюся допомогти й підказати. Буває, що люди приходять з такими питаннями, що їм і не треба йти напряму до голови. Я можу проінформувати, аби зайвий раз не турбувати керівника. У нього вистачає нагальних питань. У цьому, вважаю, і є моя робота, – ділиться Юлія Мойсюк.
Специфіка роботи секретаря та секретарки – численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. А тому доброзичливість, комунікабельність і культура спілкування (делікатність і тактовність) для секретарки просто незамінні. У будь-якої людини, після спілкування з секретарем повинне залишитися відчуття, що селищна рада зробить все можливе для вирішення її проблеми.
- Люди різні бувають: хтось розуміє, у когось дуже наболіло та накипіло – приходять зі скаргами, знервовані. Коли спілкуюся, людина розуміє, що її питанням зацікавлені, і намагаюся допомогти, це відвідувачів заспокоює, – говорить Юлія.
На думку Юлії, саме вміння чути – дуже важливе для секретарки, і намагатися зрозуміти, старатися входити в положення людини.
- Бувають агресивні випадки, я людей не звинувачую. Є ситуації, коли людина обійшла не одну організацію і їй не надали належної інформації. Тоді людина в гніві, обурюється, а я завжди стараюся знайти спільну мову: «Давайте заспокоємося, без агресії поговоримо, я вам не сказали «вийдіть», я вас уважно вислухаю і спробую підказати. Зазвичай вдається заспокоїти таких відвідувачів, – зізнається Юлія.
Від купи паперів та майже безперервного спілкування з відвідувачами рятує нашу героїню її захоплення та природа.
- Мій ранок починається з гімнастики. Помітила, якщо я один день не зроблю зарядку, то день буде непростим. В обідню перерву намагаюся вийти трішки пройтися.
Проживаю недалеко в центрі селища, тож ходжу додому на обідню перерву, свого роду це час, коли я видихаю і відволікаюся від роботи. Це великий плюс – робити перерву. Дорогою зустріну знайомих, розмовляємо, посміхаємося… Таке в мене перезавантаження, що додає сили, – ділиться секретами Юлія.
Власні хобі Юлія має теж спокійні: вдома вишиває картини хрестиком, малює картини фарбами по номерках, читає художню літературу.
- Моя робота бурхлива, постійний наплив людей, тому хочеться трішки хвилин тиші. Мені спокійно, коли я належу сама собі, а мої захоплення додають мені сили, – говорить Юлія.
А ще наша героїня обожнює у вільний час ходити гуляти до лісу з коханим: «Обожнюю наш сосновий ліс. Він наповнює мене енергією», – посміхається Юлія.
До слова, чарівна посмішка Юлії не раз допомагала і в професії секретаря керівника.
- Кожна людина від негативу захищається посмішкою, я думаю, що посмішкою можна налаштувати людина на позитивну розмову і заспокоїти. Тому на своєму робочому місці я щедро дарую свою посмішку, – говорить Юлія.
Цікаво з історії:
Після виникнення друкарської машинки, секретарями почали наймати жінок. За хвилину вони повинні були набирати близько чотирьох сторінок. Стенографію робили зі швидкістю 40 слів на хвилину. Також вимогами були володіння іноземними мовами і навички спілкування з людьми.
Цікаво, що перші курси, на яких почали проводити підготовку секретарів як професіоналів, стартували в Україні в місті Харків. Сталося це в 1868 році. Пізніше подібні курси з’явилися в Америці, Англії та Франції.
